Guía de plazos
Plazos de marcas en Excel: cómo llevarlos y cuándo deja de bastar la hoja
Llevar los plazos de marcas en Excel funciona mientras la cartera es pequeña y alguien revisa la hoja cada día. Esta guía explica qué columnas poner, cómo calcular el vencimiento de una marca española y qué señales indican que la hoja de cálculo ya no basta.
¿Se pueden llevar los plazos de marcas en Excel?
Sí: muchos agentes y abogados de marcas que trabajan solos llevan así su cartera, y con pocos expedientes funciona. El límite es que cada fecha entra a mano y la hoja solo avisa si alguien la abre.
Una hoja de cálculo es flexible, no cuesta implantarla y todo el mundo sabe usarla.
Pero no sabe nada de la oficina: si la OEPM publica un suspenso, una oposición o la concesión, la hoja no cambia hasta que tú lo apuntas.
¿Qué columnas necesita una plantilla Excel de renovaciones de marcas?
Una fila por expediente y una columna por cada dato que decide un plazo. Las fechas que se pueden calcular se calculan con fórmula, nunca se escriben a mano.
| Columna | Qué guarda | Cómo se rellena |
|---|---|---|
| Expediente | Número de la solicitud en la oficina | A mano, copiado de la ficha |
| Oficina | OEPM, EUIPO, WIPO u otra | A mano |
| Cliente y titular | Para quién llevas la marca | A mano |
| Marca y clases | Denominación y clases de Niza | A mano, copiado de la ficha |
| Fecha de presentación | Fecha desde la que se cuenta la duración | A mano, copiada de la ficha |
| Vencimiento | Fin del registro | Fórmula desde la presentación |
| Abre la renovación | Primer día para renovar | Fórmula desde el vencimiento |
| Fin del periodo de gracia | Último día para renovar con recargo | Fórmula desde el vencimiento |
| Estado en la oficina | Solicitada, concedida, suspensa, en oposición… | A mano, tras revisar la ficha |
| Última comprobación | Cuándo miraste la ficha por última vez | A mano |
| Siguiente acción | Qué hay que hacer y para cuándo | A mano |
La columna «Última comprobación» es la que más se olvida y la que más protege: te dice qué fichas llevas semanas sin mirar.
¿Cómo se calcula el vencimiento de una marca española en la hoja de cálculo?
Con una fórmula que suma diez años a la fecha de presentación. La Ley 17/2001, de Marcas dice que el registro se otorga por diez años contados desde la fecha de presentación de la solicitud y que la renovación se pide en los seis meses anteriores a que expire. Los plazos de marcas OEPM y EUIPO, con la oposición y el periodo de gracia, están resumidos en esta otra guía.
Si la fecha de presentación está en la columna E y el vencimiento en la F, en un Excel en español:
- Vencimiento. =FECHA.MES(E2;120) suma 120 meses.
- Abre la renovación. =FECHA.MES(F2;-6), seis meses antes del vencimiento.
- Fin del periodo de gracia. =FECHA.MES(F2;6): la misma ley permite renovar en los seis meses siguientes al vencimiento, con un recargo.
Comprueba siempre el resultado con la ficha de la oficina. Las marcas de la Unión Europea siguen la misma regla (diez años desde la presentación, con los mismos seis meses antes y después del vencimiento), así que la fórmula también les sirve; para marcas internacionales las reglas son otras: no copies esta fórmula a esas filas.
¿Cómo montar el control de vencimientos en Excel?
Con formato condicional y una rutina fija de revisión. El color avisa cuando abres el archivo; la rutina asegura que lo abres.
- Colorea por urgencia. Una regla que pinte la fila si =F2-HOY()<=60 y otra más fuerte si faltan menos de 15 días.
- Ordena por vencimiento. Una vista filtrada con lo que vence en los próximos 60 días.
- Fija la revisión. Un día y una hora cada semana para repasar la vista y las fichas de la oficina.
- Anota la comprobación. Actualiza «Última comprobación» en cada ficha que miras.
Excel no te escribe si no abres el archivo. Si quieres un recordatorio fuera de la hoja, tienes que crearlo tú en el calendario, plazo por plazo.
¿Dónde falla una hoja de cálculo para plazos de marcas?
Falla en todo lo que depende de la oficina y de la memoria de una persona. Los errores no se ven hasta que un plazo ya está encima.
- El dato entra a mano. Cada fecha copiada es una ocasión de equivocarse de día o de fila.
- No se entera de los cambios en la OEPM. Un suspenso o una oposición abren plazos cortos que la hoja no conoce hasta que alguien los apunta.
- Depende de una sola persona. Si quien lleva la hoja está de vacaciones o de baja, nadie sabe qué vence.
- Avisa solo si la abres. El formato condicional no envía nada.
- Las copias se multiplican. Una versión en el correo, otra en el portátil: no siempre está claro cuál es la buena.
¿Cuándo deja de bastar Excel para un despacho de marcas?
Cuando revisar la hoja y las fichas de la oficina te cuesta más que el trabajo que protege. Hay señales concretas que lo anuncian antes de que se pierda un plazo.
- Ya no repasas toda la cartera en una sesión y empiezas a revisar «lo urgente».
- Varios clientes vencen el mismo mes y la vista de 60 días se llena.
- Llevas expedientes con oposiciones o suspensos abiertos, con plazos que no se calculan con una fórmula.
- Otra persona necesita ver los plazos cuando tú no estás.
- Has tenido un susto: una fecha mal copiada o una ficha sin mirar en semanas.
Si te reconoces en dos o más, conviene comparar la hoja con un gestor de expedientes. Esta comparativa de tipos de software para despachos explica en qué se diferencian.
¿Qué cambia si llevas los plazos en Piro?
Piro crea el plazo a partir del acto oficial y te avisa en la app y por correo, sin que tengas que copiar la fecha. El agente prepara la tarea y el correo al cliente, y tú apruebas: «Propone; tú apruebas.»
- Alta por número. Das de alta el expediente con su número y la ficha llega de la oficina.
- Ficha al día. Con la OEPM, la EUIPO y la WIPO hay conexión directa y cada ficha se actualiza a diario.
- Plazos desde los actos oficiales. Cada acto que publica la oficina genera su plazo, y la agenda lo ordena por urgencia: vencidos, próximos 15 días y hasta 60 días.
- Avisos en la app y por correo. No dependes de abrir un archivo para enterarte.
- Tarea y correo listos. El agente deja preparado el siguiente paso; cada cambio espera tu permiso.
Así funciona el software de control de plazos de marcas de Piro.
Fuentes oficiales
Preguntas frecuentes
¿Excel me avisa de un vencimiento si no abro el archivo?
No. El formato condicional solo se ve con el archivo abierto, y cualquier recordatorio fuera de la hoja hay que crearlo a mano en el calendario.
¿Con qué frecuencia conviene revisar una hoja de plazos de marcas?
Al menos una vez por semana, con la vista de los próximos 60 días y las fichas de la oficina abiertas. Con muchas marcas o con oposiciones en curso, a diario.
¿Puedo pasar a Piro los plazos que llevo en Excel?
Das de alta cada expediente con su número y la ficha llega de la OEPM o la EUIPO, con sus fechas. Usa tu hoja como lista para comprobar que no falta ninguno; si además llevas vigilancia en ficheros, esta guía para importar vigilancia desde Excel o CSV sin perder plazos explica cómo prepararlos.
¿Piro decide por mí qué hacer con un plazo?
No. El agente propone la tarea y el correo al cliente, y el profesional revisa y aprueba cada acción.
¿Cómo compruebo si Piro encaja con mi cartera?
Pide una demo de 30 minutos con tu propia cartera, no con datos de ejemplo.