Flujo de trabajo
Cómo convertir una alerta en informe, expediente y tarea
Una alerta solo crea valor cuando llega a una decisión. El flujo debe conservar la publicación original, capturar el análisis una vez y reutilizarlo al informar, abrir un expediente o asignar una actuación.
Triage: completar y asignar
Al recibir la coincidencia, valida fuente, signo, número, titular, productos o servicios, territorio y fecha de publicación. Si falta un dato crítico, marca la alerta como incompleta en vez de rellenarlo por intuición.
Asigna un responsable y una fecha de revisión según riesgo y urgencia. La propiedad explícita evita que una alerta importante permanezca visible para todos pero atendida por nadie.
Registrar una decisión reutilizable
El análisis breve debería identificar similitudes y diferencias, proximidad de productos o servicios, derechos relevantes, incertidumbres y recomendación. Estructurar esos puntos permite después generar un informe sin copiar y pegar.
Un descarte también requiere motivo. Las categorías consistentes ayudan a explicar decisiones, revisar calidad y reducir ruido futuro sin borrar el rastro de lo evaluado.
Generar informe y expediente sin duplicar
El informe debe tomar los datos de la alerta y añadir destinatario, alcance, conclusión y próximos pasos. Si se abre expediente, enlázalo a la alerta y al derecho vigilado en lugar de crear una copia desconectada.
Mantén versiones del informe y separa hechos importados de comentarios internos. Si la fuente se corrige, el equipo debe saber qué versión sustentó la decisión original.
Crear tareas y plazos con cierre verificable
Cada actuación necesita responsable, fecha, estado y resultado esperado. Los recordatorios deben escalar antes del vencimiento y el cierre debe exigir evidencia, por ejemplo un escrito presentado o una decisión comunicada.
Conserva el vínculo alerta–decisión–informe–expediente–tarea. Esa cadena permite auditar tiempos, responder consultas y conocer qué alertas terminaron en una actuación real.
Fuentes oficiales
Preguntas frecuentes
¿Todas las alertas deben crear un expediente?
No. Primero se revisan; solo las que requieren seguimiento formal o actuación necesitan expediente. Los descartes deben conservar una decisión motivada.
¿Qué datos no deben copiarse manualmente?
Identificadores, signo, titular, fuente, publicación, productos o servicios y fechas deberían reutilizarse desde la alerta validada.
¿Cuándo puede cerrarse una tarea?
Cuando se cumpla su resultado esperado y quede la evidencia correspondiente, no solo cuando alguien marque una casilla.